„Wir kennen auch den Maschinenraum des Staats“

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Das KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung hat seit Anfang Mai einen neuen Geschäftsführer: Thomas Prorok. Im großen, zweiteiligen Antritts-Interview mit public steckt Österreichs oberster Gemeindeforscher sein Arbeitsfeld ab und analysiert die Stärken und Schwächen der heimischen Verwaltung. - INTERVIEW VON ALBERT SACHS.

public: Herr Prorok, Sie haben das KDZ in einer bewegten Zeit übernommen. Welche sind aus Ihrer Sicht die aktuell großen Herausforderungen für die kommunale Verwaltung in Österreich?
Thomas Prorok: Die Gemeinden stehen derzeit von mehreren Seiten unter Druck. Es geht um Finanzen, Aufgaben, Personal, Strukturen und zugleich um neue Erwartungen an Digitalisierung, Transparenz und Servicequalität. Österreichs Städte und Gemeinden müssen Leistungen in Kinderbetreuung, Pflege, Infrastruktur, Klimaschutz, Energie und Daseinsvorsorge sichern, während finanzielle und personelle Spielräume enger werden. Der European Local Government Report zeigt, dass Österreichs Gemeinden 2024 mit lokalen Ausgaben von 9,5 Prozent des BIP im europäischen Mittelfeld liegen. Gleichzeitig ist der kommunale Budgetsaldo mit minus 6,4 Prozent deutlich schlechter als der EU-Durchschnitt von minus 2,1 Prozent. Seit 2004 sind die kommunalen Ausgaben zudem um 12,6 Prozentpunkte stärker gestiegen als die Einnahmen. Das ist ein klares Warnsignal und wird durch unseren jährlichen Gemeindefinanzbericht bestätigt. Diesen werden wir übrigens ab nächstem Jahr gemeinsam mit Städte- und Gemeindebund machen. Dazu kommt, dass Österreich mit durchschnittlich rund 4.300 Einwohnerinnen und Einwohnern je Gemeinde deutlich kleinteiliger organisiert ist als viele europäische Vergleichsländer. Österreich liegt bei Aufgaben und Ausgaben nahe am europäischen Mainstream, strukturell aber klar im Bereich fragmentierter Gemeindesysteme. Genau daraus ergeben sich zentrale Reformfragen.

public: Sind das auch die spannendsten Themen, mit denen Sie sich und Ihre Organisation auseinandersetzen müssen?

Thomas Prorok: Ja, absolut. Die spannendsten Themen sind jene, bei denen hoher Reformdruck und konkrete Gestaltungsmöglichkeiten zusammenkommen. Auf Gemeindeebene betrifft das vor allem die Stabilisierung der Finanzen, insbesondere die hohen Transferzahlungen für Krankenanstalten und Sozialhilfe. Hinzu kommen die Weiterentwicklung von Kooperationen, neue Formen regionaler Verantwortung, Personalmanagement, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz. Auf gesamtstaatlicher Ebene stehen vor allem Gesundheit, Bildung, Soziales, Klimawandel, demografischer Wandel und Föderalismus im Mittelpunkt. Auch die Auswirkungen des neuen mehrjährigen Finanzrahmens der Europäischen Union werden für Österreich und seine Gebietskörperschaften relevant sein. Für das KDZ sind das zentrale Arbeitsfelder. Wir wollen nicht nur aufzeigen, wo Reformbedarf besteht, sondern gemeinsam mit Städten, Gemeinden, Ländern, Bund und europäischen Partnern an umsetzbaren Lösungen arbeiten. Eines muss dabei klar sein: Wer glaubt, das Budget allein durch klassische Verwaltungsreformen, also durch Einsparungen bei Personal und staatlichen Strukturen, sanieren zu können, irrt. Die Personal- und Sachkosten des öffentlichen Sektors machen 18,3 Prozent des Bruttoinlandsprodukts aus. Damit liegt Österreich im oberen Mittelfeld der EU. Der größte Teil der Staatsausgaben fließt jedoch in öffentliche Leistungen, Transfers und Investitionen, etwa Pensionen, Familienleistungen, Pflege, Bildung, Sicherheit, Förderungen oder Infrastruktur. Deshalb braucht Budgetkonsolidierung mehr als reine Verwaltungseinsparungen: Sie braucht eine ehrliche Debatte über Aufgaben, Standards, Finanzierung und Wirkungen öffentlicher Leistungen.

Der neue Geschäftsführer des KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, Thomas Prorok.jpeg

Der neue Geschäftsführer des KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, Thomas Prorok

„WIR WOLLEN NICHT NUR AUFZEIGEN, WO REFORMBEDARF BESTEHT, SONDERN GEMEINSAM MIT STÄDTEN, GEMEINDEN, LÄNDERN, BUND UND EUROPÄISCHEN PARTNERN AN UMSETZBAREN LÖSUNGEN ARBEITEN.“, Geschäftsführer des KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, Thomas Prorok

public: Erklären Sie uns bitte, wofür das KDZ steht, was genau es an Leistungen und Services für wen anbietet?

Thomas Prorok: Das KDZ ist ein gemeinnütziger Verein. Unser Ziel ist ein handlungsfähiger, demokratischer Staat, der öffentliche Leistungen effizient und in hoher Qualität erbringt. Unser Herz schlägt für den Public Value, also für den Mehrwert, den der öffentliche Sektor für Gesellschaft, Demokratie und Lebensqualität schafft. Dazu stehen wir, und dafür arbeiten wir. Konkret steht das KDZ für Verwaltungsforschung, Beratung, Weiterbildung und praktische Werkzeuge für den öffentlichen Sektor. Ich sehe uns als Denk-, Daten- und Umsetzungspartner für einen handlungsfähigen Staat und eine moderne öffentliche Verwaltung. Unsere Stärke liegt darin, wissenschaftlich fundiert zu arbeiten und gleichzeitig sehr nahe an der Verwaltungspraxis zu bleiben. Wir bieten Studien, Analysen, Beratung, Trainings, Organisationsentwicklung, Finanzanalysen, Benchmarks und digitale Werkzeuge an. Beispiele sind der Gemeindefinanzbericht, Offener- Haushalt.at, der KDZ-Quicktest, Gebührenkalkulationen, Benchmarking sowie Beratungsprojekte für Städte, Gemeinden, Länder, Ministerien und öffentliche Organisationen in Österreich und Europa.

public: Wie steht es um den Blick des KDZ auf Europa?

Thomas Prorok: Ein besonderer Schwerpunkt ist die europäische Dimension unserer Arbeit. Wir sind stolz darauf, dass die Europäische Kommission unsere Studie Local Governments in the EU27 auf ihrer Website veröffentlicht hat. Ebenso wurden Arbeiten des KDZ zum European Common Assessment Framework von der OECD publiziert. Gemeinsam mit OECD/SIGMA arbeiten wir zudem an Verwaltungsreformen und der EU-Integration unserer Nachbarländer in Südosteuropa. Dabei geht es insbesondere um die Stärkung lokaler Selbstverwaltung und Dezentralisierung in Europa. Auch persönlich ist mir dieses Thema wichtig, da ich als Experte des Europarates für lokale Selbstverwaltung tätig bin. Mit dem CAF-Zentrum, das wir in Kooperation mit dem Bundeskanzleramt betreiben, stärken wir zudem die Qualität der öffentlichen Verwaltung in Österreich. Das Common Assessment Framework ist ein europäisches Exzellenz- und Qualitätsmanagementsystem für den öffentlichen Sektor und unterstützt Verwaltungen dabei, ihre Leistungen, Führung, Prozesse und Wirkungen systematisch weiterzuentwickeln.

public: Wer steht hinter dem KDZ?

Thomas Prorok: Getragen wird der Verein von seinen Mitgliedern. Dazu zählen zahlreiche Städte und Gemeinden, Bundesländer, Verbände, Kammern, Banken, Bildungseinrichtungen und weitere Partner des öffentlichen Sektors. Jede Mitgliedschaft stärkt unsere unabhängige Arbeit, unsere Forschung und unsere Fähigkeit, Reformimpulse zu setzen. Ich kann daher nur einladen, Mitglied des KDZ zu werden.

public: Im Dreieck zwischen Bund, Ländern und Gemeinden, wo würden Sie da das KDZ ansiedeln?

Thomas Prorok: Das KDZ sitzt an den Schnittstellen des Dreiecks. Wir arbeiten mit Städten und Gemeinden, mit Ländern, mit dem Bund und auch mit europäischen Institutionen. Genau diese Position ist eine Stärke, weil viele Reformfragen nicht auf einer Ebene allein gelöst werden können. Kommunale Finanzen, Pflege, Kinderbetreuung, Klimainvestitionen, Digitalisierung oder Verwaltungsreform betreffen immer mehrere Ebenen. Das ist Multi-Level Governance in der Praxis. Genau dort braucht es Institutionen, die übersetzen, vergleichen, analysieren und Brücken bauen. Ich glaube, hier liegt auch unser besonderer USP. Wir kennen nicht nur das Cockpit, also die Steuerungslogik des Staates, sondern auch den Maschinenraum, in dem öff entliche Leistungen tatsächlich organisiert, finanziert und umgesetzt werden. Und das nicht nur in Österreich, sondern auch im europäischen Vergleich.

public: Kann das KDZ für eine dieser drei Verwaltungsebenen Partei ergreifen oder muss es eine Äquidistanz zu allen dreien einhalten?

Thomas Prorok: Wir sind der Sache verpflichtet, nicht einer Verwaltungsebene. Wenn Daten zeigen, dass Gemeinden unterfi nanziert sind, dass Aufgaben und Finanzierung auseinanderlaufen oder dass Transferbeziehungen intransparent sind, dann sagen wir das klar. Gleichzeitig wissen wir, dass tragfähige Reformen nur gemeinsam gelingen. Deshalb geht es nicht darum, Bund, Länder oder Gemeinden gegeneinander auszuspielen. Es geht darum, Aufgaben, Finanzierung und Verantwortung besser zusammenzubringen. Der European Local Government Report formuliert dafür zentrale Reformrichtungen: klarere Aufgabenverteilung, bessere Abstimmung von Aufgaben und Finanzierung und mehr lokale Steuerautonomie.

„WIR KENNEN NICHT NUR DAS COCKPIT, ALSO DIE STEUERUNGSLOGIK DES STAATES, SONDERN AUCH DEN MASCHINENRAUM.“, Geschäftsführer des KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, Thomas Prorok

public: Sind schlechte Zeiten für die Kommunen gute Zeiten für das KDZ?

Thomas Prorok: Nein, so würde ich das nicht formulieren. Schlechte Zeiten für die Kommunen sind schlechte Zeiten für die öff entliche Hand und für die Bürgerinnen und Bürger. Aber Krisen machen sichtbar, wo Reformbedarf besteht. Und sie erhöhen den Bedarf an Analyse, Orientierung und Umsetzungskompetenz. Das KDZ kann in solchen Phasen unterstützen, indem wir fi nanzielle Entwicklungen transparent machen, Konsolidierungspotenziale prüfen, Leistungen analysieren und Reformoptionen aufzeigen.

public: Wenn ich als Bürgermeisterin oder Bürgermeister ein bestimmtes Problem habe, kann ich mich dann einfach an das KDZ wenden?
Thomas Prorok: Ja, selbstverständlich. Viele unserer Projekte entstehen aus konkreten Fragestellungen der kommunalen Praxis. Das kann eine fi nanzielle Analyse sein, eine Organisationsfrage, eine Gebührenkalkulation, die Entwicklung von interkommunalen Kooperationen und Verbänden, ein Bauhof, Personalentwicklung, Digitalisierung oder strategische Steuerung. Uns ist wichtig, dass wir nicht mit fertigen Standardantworten kommen, sondern das konkrete Problem verstehen. Oft geht es darum, Zahlen, Prozesse, Aufgaben und politische Rahmenbedingungen gemeinsam zu analysieren und daraus praktikable Schritt e abzuleiten.

Der Neue an der KDZ-Spitze: Mit 1. Mai dieses Jahres ü bernahm Thomas Prorok die Geschäft sfü hrung des KDZ – Zentrum fü r Verwaltungsforschung und folgte in dieser Funktion Peter Biwald, der nach 33 Jahren im Mai 2026 in den Ruhestand wechselte. Prorok (55) wurde in Gänserndorf geboren und ist Vater eines Sohnes. Der neue KDZ-Chef arbeitete u. a. als Experte fü r den Europarat, die OECD und die Europäische Kommission, er ist Autor diverser Publikationen zu Staats- und Verwaltungsreformen sowie zu Gemeindestrukturen in Europa.

public: Oder forscht das KDZ unabhängig von solchen Auft rägen und bietet die gewonnenen Erkenntnisse den Kommunen als Handlungsgrundlage und Entscheidungshilfe an?
Thomas Prorok: Beides. Wir arbeiten auf Auft rag, greifen aber auch Themen eigenständig auf, wenn wir sehen, dass sie für Städte, Gemeinden und den öff entlichen Sektor relevant werden. Der europäische Vergleich ist dafür ein gutes Beispiel. Mit dem European Local Government Report analysieren wir Strukturen, Finanzen und Funktionen der lokalen Ebene in der EU. Daraus entstehen nicht nur wissenschaft liche Erkenntnisse, sondern konkrete Handlungsgrundlagen für Österreich. Der Bericht zeigt etwa, dass Österreich bei lokalen Aufgaben und Ausgaben im europäischen Mittelfeld liegt, aber deutlich kleinteiliger organisiert ist. Wichtig ist uns, diese Erkenntnisse nicht nur in Studien zu veröff entlichen, sondern auch in die Praxis zu bringen. Deshalb teilen wir unser Wissen in Seminaren, Lehrgängen und Veranstaltungen, zu denen Mitarbeiterinnen und Mitt arbeiter des gesamten öff entlichen Sektors eingeladen sind. Unsere Arbeit lebt damit von zwei Seiten, von konkreten Praxisfragen und von unabhängiger, vorausschauender Forschung. Beides zusammen macht uns stark.

Lesen Sie in der nächsten public-Ausgabe Teil 2 des Interviews mit Thomas Prorok.