Datenbasiert steuern, transparent entscheiden
Das Benchmarking-Tool auf www.offenerhaushalt.at unterstützt Kommunen, Finanzdaten zu analysieren, zu vergleichen und für strategische Entscheidungen zu nutzen.
In Zeiten angespannter Budgets und steigender Anforderungen an Transparenz und Effizienz wird es für Städte und Gemeinden immer wichtiger, ihre finanziellen Ressourcen möglichst effektiv einzusetzen und gezielt zu steuern. Ein Benchmarking-Tool auf der Plattform www.offenerhaushalt.at, das vom Zentrum für Verwaltungsforschung (KDZ) gemeinsam mit dessen Projektpartnern entwickelt wurde, eröffnet dafür neue Möglichkeiten. Städte und Gemeinden können unter bestimmten Voraussetzungen ihre Haushaltsdaten strukturiert mit jenen vergleichbarer Gemeinden analysieren – datengestützt, visuell aufbereitet und anonymisiert.
WAS DAS TOOL LEISTET – DATENSTRUKTUR UND VERGLEICH.
Das Tool ermöglicht Städten und Gemeinden, ihre Ein- und Auszahlungen aus dem Finanzierungshaushalt systematisch zu analysieren. Die Daten werden in Euro pro Kopf dargestellt und jeweils dem Minimum, Median und Maximum einer nach regionalen Merkmalen und der Gemeindegröße definierbaren Referenzgruppe gegenübergestellt. Jede einzelne Zeile des Finanzierungshaushalts – etwa „Auszahlungen für Personalaufwand“ oder „Einzahlungen aus Gebühren“ – kann bis zur Kontenebene aufgeklappt und im Vergleich zur Referenzgruppe betrachtet werden.
WICHTIGE ASPEKTE BEI DER NUTZUNG.
Ein Vergleich mittels Benchmarking hat oftmals den Ruf, dass dabei Äpfel mit Birnen verglichen werden. Dies stellt tatsächlich ein Risiko dar: Aufgrund der unterschiedlichen strukturellen Ausgestaltungen von Städten und Gemeinden können sich unterschiedliche Haushaltsgrundlagen ergeben, wodurch Vergleiche verzerrt werden. Umso wichtiger ist ein kritischer Blick auf die Ergebnisse.
Es wäre jedoch zu kurz gegriffen, Vergleichen grundsätzlich die Aussagekraft abzusprechen. Denn diese liefern erfahrungsgemäß wichtige Hinweise, denen vertiefend nachgegangen werden sollte und die häufig konkrete Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen. Benchmarking kann als eine Art Spürhund verstanden werden, der Auffälligkeiten erkennt; diesen Auffälligkeiten nachzugehen, obliegt jedoch den die Analyse durchführenden Personen.
Um das Benchmarking nutzen zu können, muss eine Gemeinde ihre GHD-Daten auf der Plattform hochladen und die Gemeinde für den öffentlichen Bereich freischalten. Anschließend steht auf der Startseite im Gemeindebereich das Benchmarking bei den „Speziellen Darstellungen“ zur Verfügung.
Die Referenzgruppe für das Benchmarking kann nach folgenden Kriterien zusammengestellt werden:
Regionale Auswahl: gesamt Österreich ohne Wien, Bundesland oder Bezirk;
Einwohnerklasse: Es stehen 8 Klassen zur Auswahl (z.B. 501–1.000 EW, 10.001–20.000 EW, mehr als 50.000 EinwohnerInnen ohne Wien).
Jahr des Rechnungsabschlusses: Es sind die Jahre ab 2020 verfüg- und auswählbar, sofern von der eigenen Gemeinde die entsprechenden GHD-Daten hochgeladen und freigeschaltet wurden.
Spezifischer Aufgabenbereich: Gesamthaushalt, Gruppen, Abschnitte oder Unterabschnitte gemäß der Gliederung der VRV 2015.
Die Referenzwerte stammen ausschließlich aus den von Gemeinden hochgeladenen und freigeschalteten Daten. Das Benchmarking erfolgt anonym, sodass nicht ersichtlich ist, von welcher Gemeinde die Referenzwerte stammen. Bei der Interpretation der Ergebnisse ist daher auch die in der Tabelle angegebene Anzahl der in der Referenzgruppe berücksichtigten Gemeindewerte zu bedenken.
EINSATZ UND VORTEILE DES TOOLS FÜR STÄDTE UND GEMEINDEN.
Für Städte und Gemeinden bietet das neue Tool entscheidende Vorteile:
Positionierung: Wo liegt meine Gemeinde im Vergleich zu ähnlichen Gemeinden?
Zielgerichtete Steuerung: Welche Ausgabenbereiche zeigen auffällige Abweichungen vom Medianwert der Referenzgruppe, wo sind möglicherweise Optimierungspotentiale vorhanden? Auch im Rahmen eines mehrjährigen Monitorings und zur Wirkungskontrolle kann das Tool genutzt werden.
Evidenzbasierte Analyse und Planung: Die Daten können als Grundlage für fundierte Entscheidungen dienen.
Transparenz und Kommunikation: Die Ergebnisse können intern zur Argumentation und auch politischen Entscheidungsfindung oder extern für Dialoge mit Bürger*innen genutzt werden.
Beim Benchmarking wird ersichtlich, in welchen Gruppen, Abschnitten oder Unterabschnitten die betrachtete Gemeinde überdurchschnittliche Auszahlungen beziehungsweise unterdurchschnittliche Einzahlungen pro Kopf im Vergleich zum Median aufweist. Die Ergebnisse liefern eine grundsätzliche Orientierungshilfe, in welchen Einnahmen- und Ausgabenkategorien vertiefende Analysen sinnvoll sind. Ein Beispiel zeigt die Aussagekraft des Benchmarkings deutlich: Die Beispielgemeinde weist rund 380 Euro pro Kopf als Saldo 1 aus, während der Median bei rund 505 Euro pro Kopf liegt. Die Ursache liegt dabei nicht in den Ausgaben, sondern auf der Einnahmenseite. Während die Auszahlungen der operativen Gebarung bei 1.936 Euro pro Kopf liegen und damit unter dem Median von 2.515 Euro, betragen die Einzahlungen nur 2.316 Euro pro Kopf gegenüber 2.984 Euro im Median. Betrachtet man die Einzahlungsstruktur, zeigt sich die Ursache in den Einzahlungen der operativen Verwaltungstätigkeit, wo die Beispielgemeinde um rund 726 Euro pro Kopf weniger einnimmt als die Vergleichsbasis. Vertiefend zeigt sich, dass insbesondere eigene Abgaben, Gebühren und Einzahlungen aus Leistungen unter dem Median liegen. Daraus können sich konkrete Prüfaufträge ergeben, etwa zu Gebührenhaushalten, Kostendeckung, Leistungsentgelten oder möglichen hohen Bezuschussungen.
Das Benchmarking kann in ähnlicher Form auch für die Ausgaben herangezogen werden. Dabei können einzelne Ausgabenarten wie Personalauszahlungen, Sachaufwand, Transferleistungen und Finanzaufwand näher betrachtet werden. Die Analyse kann nicht nur auf Ebene des Gesamthaushalts, sondern ebenso auf Ebene der Gruppen, Abschnitte und Unterabschnitte durchgeführt werden. Auf Basis des Benchmarkings kann die Gemeinde mögliche Ansatzpunkte erkennen, die sie vertiefend analysieren kann.
FAZIT: EIN TOOL FÜR MEHR STEUERUNG UND ÜBERBLICK.
Das Benchmarking-Tool ist mehr als eine Vergleichsanalyse – es ist ein strategisches Werkzeug für moderne Haushaltsführung. Gerade in Zeiten knapper Mittel und wachsender Anforderungen kann es Gemeinden helfen, zielgerichtet zu planen, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Austausch mit anderen Gemeinden datenbasiert zu gestalten. Mit jeder weiteren teilnehmenden Gemeinde steigt auch die Qualität des Benchmarkings.
Die Nutzung von www.offenerhaushalt.at ist für alle Gemeinden und Gemeindeverbände kostenlos. Kontakt und Admin-Zugangsdaten für Gemeinden sind über offenerhaushalt@kdz.or.at erhältlich. Falls ein Gemeindeverband noch nicht auf der Plattform freigeschaltet ist, kann auf der Startseite über den Button „Jetzt anfordern“ ein Zugang beantragt werden.